Hur förhåller vi oss till en värld där kraven på oss förändras i en allt snabbare takt? Den första frågan är naturligtvis – gör den det ? Det tycks faktiskt så.

vindskip-wind-ship (1)

Oavsett om vi mäter livslängden på ett system, genomsnittliga tiden i en anställning, hur länge vi äger soffan och bilen eller hur länge vi bor på samma ställe så får vi samma resultat. Omsättningshastigheten ökar. Detta kan man möta och hantera på två diametralt olika sätt. Antingen försöker man stabilisera sin värld och omvärld eller också försöker man följa med. De två resonemangen liknar det dilemma en båtbyggare ställs inför. Skall båten vara styv, d v s inte gunga och rulla med vågorna, eller skall den vara följsam, d v s rida ovanpå dyningar och vågor ?

I det första fallet får man en båt som är bekväm och som klarar också ganska grov sjö utan att man behöver surra allt löst ombord – men blir vädret tillräckligt uselt så kapsejsar den.

I det andra fallet får man en båt som gungar och kränger också för ganska små vågor men som å andra sidan kan rida ut den grövsta sjö utan att riskera att slå runt.

Vilken typ av båt man bygger beror på vad man vill uppnå och vilket väder man måste hantera.

Styva projekt

På samma sätt är det med våra stora system. Traditionellt utvecklingsarbete har syftat till att bygga styva och bekväma plattformar och applikationer. Egenskaperna för ett styvt projekt kan beskrivas så här:

Vi försöker skapa:

  • God planering med så många tänkta « typfall » och scenarier som möjligt
  • Heltäckande kravspecifikation
  • Långa avtal med leverantörer
  • Långa relationer med nyttjare och kunder
  • Stor genomtänkt utbildningsinsats i förväg som förutsätter att den utbildade sedan arbetar länge med systemet
  • Investeringar i framtida förväntade förändringar redan från början

Då får vi :

  • Goda möjligheter att möta framtida förändringar så länge de var förutsägbara
  • Låga kostnader för systemutveckling och inga obehagliga överraskningar
  • Stabila ekonomiska spelregler för både kund och leverantör
  • Låg kostnad för kunskaps- och informationsöverföring mel­lan intressenter under systemets livstid
  • Självgående användare som efter utbildningen kostar myck­et lite support och fortbildning

Nackdelarna är:

  • Allt för stora förändringar i omvärld eller verksamhet knäcker systemet
  • Kostnaden för att förändra något efter det att kravspecifikationen fastställts är mycket höga
  • Den goda ekonomin förutsätter lång avskrivningstid
  • Hög personalomsättning ställer stora och extraordinära krav på utbildningsverksamheten
  • Anställdas känsla för att « förändring är ett naturligt tillstånd » undergrävs

Styva projekt kan beskrivas som en resa med ett tåg där både resans längd, sträckning och tidtabell bestämts i förväg och där lokförarens roll är att se till att man håller planen. Kostnaden för transporterat gods är mycket liten men möjligheterna att byta riktning under resans gång är det också. Lokföraren behöver inte någon strategi, han har en plan.

Följsamma projekt

Alternativet innebär att man skapar ett system, eller snarare ett projekt, som är gjort för att fortlöpande anpassas till vad framtiden bär med sig oavsett vad det är. I sådana fall ser listan ut på det här sättet:

Vi försöker skapa:

  • Ett lärande system som bygger på att vi inte alls vet hur fram­tida krav kan se ut
  • En analys- och handlingsberedskap i stället för en krav­specifikation
  • Bred och flexibel kontaktyta mot många leverantörer med kort ”inställelsetid”
  • Kortsiktiga relationer med nyttjare och kunder där arbetet syftar till att ge omedelbar nytta
  • Lärande och utbildning ”on demand” med koppling till faktiskt behov just nu
  • En bra beslutsstruktur som fortlöpande kan hantera upp­komna behov av investeringar eller andra resurstillskott.

Då får vi:

  • Goda förutsättningar att möta också helt oväntade situationer och förändringar
  • Utvecklingskostnader bara för de insatser som svarar mot faktiska behov
  • Låga kostnader för initialutbildning
  • Användare som tar stort ansvar för sin egen, och systemets, utveckling

Nackdelarna är:

  • Utvecklingskostnaderna för en viss funktion blir högre
  • Om världen trots allt visar sig stabil blir hela systemet dyrare än om man valt den « styva » modellen
  • De ekonomiska spelreglerna blir inte kända och stabila för vare sig kund eller leverantör
  • Personal och användare utsätts för ständiga överrraskningar och krav på lärande och förändring

Följsamma projekt liknar en resa med lastbil i ett stort och komplicerat vägnät. Målet är beskrivet i förväg, däremot vare sig resans sträckning eller den tid det kommer att ta. Chaufförens uppgift är att i varje korsning försöka välja den bästa vägen med tanke på väglag, trafik, bilens skick, ekonomi o s v. Kostnaden för att transportera godset är relativt hög men å andra sidan kan man när som helst göra nya prioriteringar och till och med förändra målet för resan om det skulle behövas. Resan är iterativ[1], d v s de beslut chauffören fattar i nästa vecka kommer att bero på vad som hände den här veckan och i vilken situation han befinner sig. Han har inte en plan, han har en strategi.

Slutsats

Det finns naturligtvis inte något absolut svar på vilken av de två modellerna ovan som är « bäst ». Lika lite som det går att besvara frågan « Skall man äga sitt hus eller hyra en lägenhet ? »

Allt beror på hur man föreställer sig framtiden. En osäker framtid kräver flexibilitet men flexibilitet kostar å andra sidan pengar. Alltså blir det en avvägning och ingen situation är den andra lik. Det som däremot kan förvåna och bekymra är att vi faktiskt tror att vi, genom att välja väg, kan påverka stabiliteten i vår omvärld. Det tycks faktiskt som om vi tenderar att bygga fast oss mer än förut, inte för att vi tror att vår verksamhet är mer statisk än förut utan för att vi vill att den skall bli det !

Det är ungefär som om båtbyggaren bygger styva fartyg för att förbättra vädret…

Om man tror att de kommande tjugo åren blir mer turbulenta och icke-linjära än de gångna mäste slutsatsen bli att våra system skall bygga mer på iteration, kontinuerlig utveckling, lärande under processens gång och ständiga förändringar av produktionsmetoder, leverantörsrelationer, plattformsval och ekonomiska förutsättningar.

Om man tror att de kommande tjugo åren blir mer stabila än de gångna bör man dra den motsatta slutsatsen. Däremot är det oklokt att föreställa sig att « om jag väljer en stor, tung och långsiktig lösning kommer min verksamhet att bli stabil, varaktig och förutsägbar ».



[1] Iterativ utveckling innebär att man genomför en oplanerad resa mot känt mål snarare än en välplanerad resa mot okänt mål.

Lämna en kommentar